Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 9 augustus 2026

Volostas (“wij,” “ons,” “onze”) zet zich in voor de bescherming van de persoonsgegevens van elke bezoeker, lid en toernooideelnemer. Dit privacybeleid legt uit welke gegevens we verzamelen, waarom we ze verzamelen, hoe we ze gebruiken en beschermen, en welke rechten u hebt onder de toepasselijke wetgeving.
We verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”), in Nederland bekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (“UAVG”).

1. Gegevensbeheerder

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

Volostas

Oudegracht 312

3511 PK Utrecht

Nederland

E-mail: info@volostas.org

Telefoon: +31 30 227 4518

2. Welke persoonsgegevens we verzamelen

We kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
Account- en registratiegegevens: Naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, gebruikersnaam en wachtwoord wanneer u een Volostas-spelersaccount aanmaakt of zich registreert voor een toernooi.
Gegevens over deelname aan toernooien: Registratiegeschiedenis, wedstrijdresultaten, scores, rankings, aanwezigheidsgegevens van toernooien en gegevens over de voortgang van spelers.
Communicatiegegevens: Berichten, vragen en feedback die via ons contactformulier, e-mail of telefoon worden verzonden, inclusief gegevens over partneraanvragen.
Betaalgegevens: Betaalmethode, transactiegegevens en factuurgegevens wanneer u zich registreert voor betaalde toernooien of seizoensevenementen. We bewaren geen volledige betaalkaartgegevens; de betalingsverwerking wordt uitgevoerd door een gecertificeerde externe betalingsprovider.
Technische gegevens: IP-adres, browsertype en -versie, besturingssysteem, apparaat-ID’s, verwijzende URL’s, bezochte pagina’s, sessieduur en cookiegerelateerde gegevens die worden verzameld wanneer u onze website bezoekt.
Locatiegegevens: Incheckgegevens en gegevens voor identiteitsverificatie die op toernooilocaties worden verzameld om de registratie te bevestigen en de veiligheid van deelnemers te waarborgen.

3. Doelstellingen en rechtsgrondslagen voor de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden, elk ondersteund door een passende wettelijke grondslag op grond van artikel 6 van de AVG: Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6(1)(b)): Om uw Volostas-spelersaccount aan te maken en te beheren, toernooiregistraties te verwerken, wedstrijdresultaten en ranglijsten te beheren, betalingen voor betaalde evenementen te verwerken en met u te communiceren over evenementen waarvoor u zich heeft geregistreerd. Legitiem belang (artikel 6(1)(f)): Om onze website en toernooidiensten te verbeteren, deelnametrends te analyseren, fraude of misbruik te voorkomen, naleving van de fair play-regels te waarborgen en te reageren op vragen en samenwerkingsvoorstellen. Onze legitieme belangen worden afgewogen tegen uw rechten en vrijheden, en wij nemen maatregelen om de impact op uw privacy te minimaliseren. Toestemming (artikel 6(1)(a)): Om u marketingcommunicatie te sturen over aankomende toernooien, seizoensgebonden evenementen en communitynieuws, en om niet-essentiële cookies op uw apparaat te plaatsen. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden. Wettelijke verplichting (artikel 6(1)(c)): Te voldoen aan de toepasselijke fiscale, boekhoudkundige en wettelijke verplichtingen op grond van Nederlands recht.

4. Hoe wij uw persoonsgegevens delen

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. We kunnen uw gegevens delen met de volgende categorieën ontvangers:
Dienstverleners: Betrouwbare externe dienstverleners die ons helpen met betalingsverwerking, websitehosting, e-mailbezorging en analyses. Deze dienstverleners verwerken gegevens namens ons op basis van gegevensverwerkingsovereenkomsten die hen verplichten uw gegevens te beschermen in overeenstemming met de AVG. Toernooiresultaten: Uw gebruikersnaam, wedstrijdresultaten en rankingpositie kunnen op onze website en binnen de Volostas-community worden gepubliceerd als onderdeel van het openbare toernooirecord. Volledige namen worden nooit gepubliceerd zonder uw uitdrukkelijke toestemming. Juridische en regelgevende instanties: We kunnen persoonsgegevens openbaar maken wanneer dit wettelijk, door een regelgeving of een gerechtelijk bevel vereist is, of wanneer dit nodig is om onze wettelijke rechten te beschermen.

5. Internationale gegevensoverdracht

Wij streven ernaar alle persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) op te slaan en te verwerken. Indien gegevens buiten de EER worden overgedragen, zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen zijn getroffen, zoals standaardcontractbepalingen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit, overeenkomstig hoofdstuk V van de AVG.

6. Gegevensbewaring

Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is om de doeleinden te bereiken waarvoor ze zijn verzameld:
Accountgegevens: worden bewaard zolang uw Volostas-account actief blijft en tot maximaal 12 maanden na sluiting van het account om heractivering of geschillenbeslechting mogelijk te maken. Gegevens over deelname aan toernooien: worden bewaard gedurende de looptijd van uw lidmaatschap en tot maximaal 24 maanden na uw laatste toernooideelname voor ranking- en historische doeleinden. Betaalgegevens: worden bewaard gedurende de periode die vereist is door de Nederlandse belasting- en boekhoudwetgeving, doorgaans zeven jaar. Communicatiegegevens: worden bewaard tot maximaal 12 maanden nadat de vraag is beantwoord, tenzij doorlopende correspondentie een langere bewaartermijn vereist.

7. Uw rechten onder de AVG/AVG

Volgens de AVG/AVG en de UAVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
Recht op inzage (artikel 15): U kunt een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren. Recht op rectificatie (artikel 16): U kunt correctie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens verzoeken. Recht op verwijdering (artikel 17): U kunt verwijdering van uw persoonsgegevens verzoeken, onder voorbehoud van wettelijke bewaarplichten. Recht op beperking van de verwerking (artikel 18): U kunt verzoeken dat wij de verwerking van uw gegevens in bepaalde omstandigheden beperken. Recht op dataportabiliteit (artikel 20): U kunt verzoeken om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat. Recht van bezwaar (artikel 21): U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van gerechtvaardigde belangen of voor direct marketingdoeleinden. Recht om toestemming in te trekken: Indien de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken. Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via info@volostas.org. Zoals vereist door de AVG/AVG zullen wij binnen 30 dagen op uw verzoek reageren. Indien uw verzoek complex is of indien wij meerdere verzoeken ontvangen, kunnen wij deze termijn met maximaal 60 dagen verlengen. Wij zullen u in dat geval informeren.

8. Geautomatiseerde besluitvorming

Volostas maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die juridische gevolgen of vergelijkbare significante gevolgen voor individuen heeft. Toernooiranglijsten en wedstrijdresultaten worden bepaald door de wedstrijden onder leiding van scheidsrechters en de gepubliceerde puntentelling.

9. Veiligheidsmaatregelen

Wij implementeren passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking, verlies of vernietiging. Deze maatregelen omvatten versleutelde gegevensoverdracht, een veilige serverinfrastructuur, toegangscontrole en regelmatige beveiligingsbeoordelingen. Hoewel geen enkel systeem absolute veiligheid kan garanderen, streven wij ernaar een hoge standaard van gegevensbescherming te handhaven.

10. Gegevens over kinderen

Een Volostas-account kan worden aangemaakt door personen van 16 jaar en ouder. Deelnemers van 12 tot en met 15 jaar kunnen zich registreren met schriftelijke toestemming van een ouder of wettelijke voogd. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen jonger dan 12 jaar. Als we erachter komen dat we gegevens van een kind jonger dan 12 jaar hebben verzameld zonder de juiste toestemming, zullen we die gegevens onmiddellijk verwijderen.

11. Toezichthoudende autoriteit

Als u van mening bent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens inbreuk maakt op uw rechten onder de AVG, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens

Postbus 93374

2509 AJ Den Haag

Nederland

Website: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

12. Wijzigingen in dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze werkwijzen, diensten of wettelijke vereisten weer te geven. Eventuele wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd met een bijgewerkte datum bij “Laatst bijgewerkt”. We raden u aan dit beleid regelmatig te raadplegen. Door na wijzigingen gebruik te blijven maken van onze website en diensten, accepteert u het bijgewerkte privacybeleid.

13. Neem contact met ons op

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken? Neem dan contact met ons op:

Volostas

Oudegracht 312

3511 PK Utrecht

Nederland

E-mail: info@volostas.org

Telefoon: +31 30 227 4518